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Schon seit dem 01.01.2002 werden an elektronische Registrierkassen hohe Anforderungen gestellt, die Umsetzung wurde jedoch sehr großzügig gehandhabt. Ab dem 01.01.2017 werden diese Anforderungen nunmehr zwingend und für alle, die elektronische Registrierkassen nutzen, verbindlich. Die Registrierkassen müssen den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ entsprechen. Das Schreiben des BMF, welches die GoBD enthält, finden Sie hier.

 

Allgemeines 

Ab dem 01.01.2017 müssen Daten, die die elektronische Kasse aufzeichnet, zehn Jahre lang in elektronischer Form aufbewahrt werden und jederzeit lesbar gemacht werden können. Außerdem müssen die Daten manipulationssicher sein; jede Änderung muss dauerhaft von der Kasse dokumentiert werden, die ursprünglichen Eingaben müssen jederzeit rekonstruierbar sein. Zudem müssen die elektronisch erstellten Unterlagen in maschinell auswertbarer Form archiviert werden.

 

Aufbewahrungspflicht bei elektronischen Registrierkassen

Aufbewahrt werden müssen insbesondere folgende Daten und Unterlagen:

• Alle im System hinterlegten Artikel und Warengruppen sowie die entsprechenden Preise mit Historie
• Sämtliche Journaldaten
• Daten über Änderungen für Auswertungen, Programmierungen und Änderungen von Stammdaten
• Die Bedienungsanleitung der Kasse
• Die Programmieranleitung und sämtliche weiteren Anleitungen hinsichtlich der Programmierung des Geräts
• Der Einsatzort und die Einsatzzeit, wenn die Kasse an unterschiedlichen Orten genutzt wird

Werden die gesetzlichen Ansprüche an eine elektronische Registrierkasse nicht eingehalten, drohen bei der nächsten Betriebsprüfung Strafgelder. Schlimmstenfalls es zur Verwerfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung kommen mit der Folge, dass die Buchführung geschätzt wird.

 

Offene Ladenkassen

Unverändert eingesetzt werden dürfen hingegen offene Ladenkassen. Es ist sogar zulässig, noch am 31.12.2016 von einer elektronischen Registrierkasse auf eine offene Ladenkasse umzusteigen. Hier muss allerdings zwingend täglich ein Kassenbericht geführt werden, der es ermöglicht, die Tageseinnahmen rechnerisch zu ermitteln. Der Kassenbericht muss folgende Angaben enthalten:

• Kassenendbestand des aktuellen Tages
• Kassenendbestand des Vortages
• Bareinlagen (sowohl von dem betrieblichen Konto als auch Privateinlagen)
• Barausgaben
• Barentnahmen (sowohl Privatentnahmen als auch Entnahmen für Einzahlungen auf das betriebliche Konto)

Zu beachten ist, dass ein Kassenbuch auch dann nicht den Kassenbericht ersetzen kann, wenn die Bestände in einer gesonderten Spalte ausgewiesen werden.

 

Für Fragen und Beratung stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.